在冠狀病毒爆發期間重新規劃活動的5個技巧（附真實案例）
你將會看到：
- 我們的客戶（一個真實的金融會議活動）如何將原本的現場活動轉換為線上模式，以消除冠狀病毒爆發期間的健康風險
- 特殊的活動安排，以通知已付款的參加者、講者和其他利益相關者
- 使用正確工具設置線上活動的解決方案
首先，我們要衷心感謝我們的客戶與我們分享這次經驗。我們不會透露任何機密資訊，包括活動名稱和公司名稱，以保障客戶的利益。
| 活動類型 | 參加者 | 情況 |
|---|---|---|
| 會議暨展覽 | 2,500+ 參加者 ~ 150 位講者 ~ 300 家參展商 | 現場活動原場地： 香港會議展覽中心 原定活動日期： 二月中旬 門票價格： 從 99 美元到 499 美元 |
冠狀病毒爆發下的現場活動
自二月中旬以來，許多大型活動如世界行動通訊大會（Mobile World Congress）、Cisco、Facebook 等已因冠狀病毒的影響而取消。在許多情況下，款項在活動前已經結清。如果你不想讓參加者失望，有什麼替代方案可以確保活動順利進行？讓我們看看我們的客戶如何將他們的現場活動轉變為線上活動。
1. 透過活動管理系統進行大規模溝通
我們的客戶持續追蹤疫情的發展。當他們確認要將活動轉為線上時，他們立即向所有嘉賓發送更新郵件，鼓勵他們線上參與論壇，以避免人群聚集。
在我們的 EventX 郵件系統中，他們可以輕鬆地將參加者、講者、參展商分類到不同的群組。這使他們能夠更方便地為相應的群組建立和發送不同內容的郵件。
2. 快速處理退款和重新安排
門票退款通常需要花費大量時間，對吧？這次，對於無法參加線上活動的人，我們的客戶透過 EventX 平台為他們提供了快速的退款體驗。他們透過簡單的拖放點擊自行處理退款。所有款項可以在幾分鐘內退回到原始付款方式。這讓主辦單位有更多時間來設置活動。
3. 使用正確的工具將活動轉為線上
現今有許多選項和平台可以讓你在線上舉辦活動，例如直播平台、線上會議平台或線上活動平台。主辦單位可以根據活動類型和需求選擇最佳平台。
金融論壇不僅僅需要線上的網路研討會或直播，主辦單位 also 在尋求活動參與度和與會者之間的聯繫。因此，該活動在對市場上可用選項進行全面審查和評估後，採用了一個易於設置的線上活動平台。
創建線上活動並不複雜。主辦單位只需填寫一些基本活動資訊，然後活動舞台、桌子、VIP 室和贊助商區域就可以在幾分鐘內準備就緒。然後，他們就可以開始向觀眾發送邀請連結。
4. 透過多渠道保持與觀眾的互動
該平台允許參加者即使留在家中也能參與活動。透過 URL 快速進入活動，無需軟體，也沒有裝置限制。
在廣播部分，講者可以同時進行有趣的現場演講並分享螢幕。該平台已提供聊天、問答和投票環節，以最大限度地提高活動參與度。參加者可以像在實體活動中一樣參與活動。
講者可以選擇開啟攝影機、打開麥克風，或透過「分享螢幕」功能使用 PowerPoint 進行簡報。它還允許觀眾在聊天框中發送訊息，或使用現場 Q&A 功能向講者提問，從而提供最即時的回應。
5. 保持交流，但改為線上
此外，參加者不僅可以完全參與線上活動，還可以以更有效的方式保持聯繫和接觸他人，例如點擊用戶圖示預覽他人的數位檔案、使用「訊息」功能開始溝通，以及在活動期間安排快速會議。
為了讓線上會議更具互動性，參加者可以在虛擬桌子上進行「真實」的面對面討論。他們可以開啟麥克風和攝影機，讓其他人聽到聲音。
雖然線上活動無法完全取代實體活動，但對於那些不想取消活動的活動主辦單位來說，在冠狀病毒爆發期間，這是一個可行的選擇。
在規劃線上活動時遇到困難嗎？
別擔心！你也可以與我們的顧問預約一次 15 分鐘的免費諮詢時段。填寫以下表格，我們將為你安排與顧問的會面。
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