虛擬會議仍然在遊戲中嗎？2026 年成功會議的趨勢
隨著社交距離限制放寬，每個人都期待更多實體會議。問題來了——虛擬會議仍然在遊戲中嗎？在回答這些問題之前，我們首先需要了解什麼是虛擬會議。
什麼是虛擬會議？
虛擬會議是圍繞特定主題（如商業趨勢、經濟增長、氣候變化、教育、遊戲設計等）進行的正式會議。通常，該領域的專家和有時政府官員會聚集在一起，分享和交流知識與想法，幫助彼此獲得對感興趣話題的新見解，並掌握最新的行業趨勢。與簡單的虛擬會議和視頻會議不同，虛擬會議規模更大、更正式，通常持續數天。因此，舉辦虛擬會議需要更大的預算，並且通常涉及贊助商。虛擬會議主要包括主題演講和小組討論，期間穿插精心策劃的工作坊、交流休息時間、現場娛樂表演，有時還伴隨在另一個空間同時舉行的展覽。
虛擬會議仍然在遊戲中嗎？2026 年的活動趨勢
每個人都期待實體會議的回歸——在一次訪談中，五位頂尖活動專業人士一致預測 2026 年實體活動將會增加。無可否認，實體會議的整體活動體驗和交流機會是線上會議無法比擬的。然而，這是否意味著虛擬會議將會沉沒並消失？
快速答案是：不會。疫情開闢了新的活動形式：隨著實體活動被迫轉向線上，虛擬和混合活動形式變得越來越受歡迎。在疫情期間，與會者接觸線上選項的機會比以往任何時候都多。由於習慣了在家參與活動的舒適感，需要更多的誘因和刺激體驗來吸引與會者出門參加實體活動。換句話說，預計實體活動在創意支出和活動技術方面的預算將會增加。從這個意義上說，對於類似規模的活動，虛擬活動將是一個更便宜的替代方案，同時提供便利性、節省時間和交通成本的優勢。
此外，虛擬活動為實體活動提供了完美的補充。在 EventMB 的研究中，多達 71% 的活動策劃者表示，即使在現場活動回歸後，他們仍會繼續採用數碼策略。有趣的是，一項針對 200 家公司的 LinkedIn 調查也顯示了相似的結果——72% 表示他們會長期保留虛擬活動。虛擬會議提供了另一個接觸更廣泛觀眾的渠道，讓人們無論身處哪個時區、地點或有任何殘疾，都能參與其中。這與全球多元化和包容性倡議一致，為來自各行各業的人們提供平等機會。
最重要的是，這裡需要澄清一個巨大的誤解：活動形式不是由當前的潮流決定的，而是由您的活動目標、客戶和觀眾的需求驅動的。始終牢記這些因素，為您的客戶量身定制合適的方案至關重要。就會議而言，以主題演講為主要特色可能會使實體形式更受青睞，因為實體環境有助於維持觀眾對演講的注意力。然而，由於會議通常擁有全球觀眾，虛擬會議可能是實現全球參與的合適選擇。所以最終，選擇歸結為您的客戶和觀眾的預算和需求。
另一個越來越受關注的可持續發展舉措是氣候行動。氣候變遷日益嚴峻的前景加速了對環保活動的需求，正如我們最新的白皮書所述。虛擬會議將是實體會議的絕佳替代方案，有助於減少航班和其他通勤方式產生的碳足跡。配合元宇宙技術的成熟，VR 和 AR 將使虛擬活動感覺像真實活動一樣。這些新技術的發展也支援了活動的全面數碼化。在不久的將來，虛擬活動將會常態化。
我的觀點總結如下：
- 活動形式取決於活動目標、客戶和觀眾的需求
- 虛擬會議補充實體會議
- 虛擬會議提供了更方便的誘因
- 虛擬會議支援包容性和可持續發展倡議
- 技術發展（例如 VR、AR、元宇宙）正在支援虛擬會議的常態化
現在我們知道虛擬會議仍然會繼續存在，我們來探討下一個重要問題：什麼造就了一個成功的虛擬會議？
成功虛擬會議的 3 個目標和 6 個 KPI
活動的成功總是與其目標的實現相關。因此，我們首先應該確定會議的目標。活動目標可分為兩大類：與會者目標和商業目標。雖然商業活動的最終利益通常是品牌知名度和潛在客戶轉換（商業目標），但會議的主要利益更多在於感興趣的主題（與會者目標），品牌知名度只是其次。會議的主要目標是：
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提高對特定議題（無論是經濟增長、環境或任何學術主題）的認識並提供見解；
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為志同道合的人建立聯繫，推動領域進步；
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為您的組織創造收入或籌集資金。
正如我們所見，對於會議而言，對活動的關注先於對活動主辦方的關注。針對上述目標，以下是一些可以反映虛擬會議成功的關鍵績效指標（KPI）。
1. 註冊率和出席率
這是顯而易見但必不可少的指標，有助於評估活動的受歡迎程度和影響規模。根據虛擬活動基準報告，虛擬活動的出席率約為 50%。高註冊率可能反映您的活動推廣成功，且活動引起了較高的初步興趣。然而，如果出席率較低，您可能需要反思：
- 推廣的活動與最終活動之間是否存在差異？
- 推廣期是否過長？
- 確認和提醒活動是否有效？
- 活動的日期和時間是否合適？
- 所選的虛擬活動平台是否易於訪問且用戶友好？
2. 觀眾滿意度
透過觀眾留留率、點播錄影觀看次數和調查問卷來衡量，觀眾滿意度是反映會議整體有效性的關鍵組成部分。特別是調查問卷，可以顯示觀眾對流程順暢度和演講見解的看法，為活動提高認識和交流的部分提供有效的衡量標準，並為明年的會議提供可行的見解。
3. 潛在客戶轉換
潛在客戶轉換不一定以商業收入為目標，也可以意味著您組織工作的更廣泛覆蓋，以及更多優質潛在客戶為您感興趣的領域做出貢獻。例如，在我們與 UNICEF 合作舉辦的一場會議中，更多的潛在客戶意味著有更多人接觸到您組織的服務，從而擴大了為兒童平等機會提供金錢和質量貢獻的來源。新與會者、訂閱電子報、社交媒體關注者都可以作為潛在客戶轉換的衡量標準。
4. 媒體參與和新聞報導
這是反映活動覆蓋面和影響力的另一種方式，評估為組織和議題帶來的關注度。活動相關帖子的讚好、評論和分享次數、活動標籤的使用次數、新聞稿的線上流量，都可以讓您了解會議的媒體參與和新聞報導情況。
5. 投資回報率
如果您旨在籌集資金或創造收入，投資回報率將是您目標的主要指標。記錄您所有的收入（例如贊助、門票銷售、產品購買）和支出（例如僱用虛擬活動平台和拍攝工作室、招募主持人）來計算投資回報率。
6. 贊助商滿意度
贊助商滿意度作為 KPI 往往被忽略。雖然與活動目標沒有直接關係，但贊助商幫助我們解決會議的巨額開支。如果您能滿足他們的贊助需求，您可能就能為下次會議確保資金來源。鑑於您和贊助商保持密切合作關係，衡量其滿意度的最佳方式就是坐下來與他們進行活動後的跟進對話，並認真考慮他們的反饋意見。
2026 年成功虛擬會議的特點
虛擬會議比實體會議更重視技術，這是合理的，因為會議在線舉行，節省了場地和餐飲成本。從預算角度來看，多達 75% 的費用用於技術。此外，與虛擬會議不同，虛擬會議規模更大、預算更高，因此需要更高級的技術功能來實現。以下介紹了一些成功會議的技術功能，從基礎到最新和高級功能。
高視頻質量和穩定性：高視頻質量和平台穩定性常常被忽視，但它们是順利會議的基礎。確保您使用的視頻平台能夠無延遲地分享簡報投影片、視頻和電腦音頻。
點播錄影：確保平台允許點播錄影以供日後使用。
網絡可訪問性：在選擇網絡平台之前，始終考慮您觀眾的位置。例如，如果您有大量來自中國的觀眾，您可能需要選擇一個在亞洲本地化的視頻平台，該平台擁有中國串流牌照，允許中國觀眾無需 VPN 即可訪問。
互動功能：沒有活動的親身參與，互動功能是維持觀眾注意力的關鍵之一。反應、投票、問答和聊天功能是一些基本的互動功能，有助於更好地吸引觀眾。一些平台（如 Hubilo）還提供比賽和遊戲化功能。
交流功能：如前所述，會議的主要目標之一是建立人脈。除了眾所周知的分組討論室功能（主持人將觀眾分配到不同小組）外，不同平台還提供其他更高級的交流功能。例如，EventX 提供交流休息室功能，參與者可以獨立加入不同的討論桌。Hubilo 允許進行一對一智能配對，而 Airmeet 則提供流動空間功能，參與者可以自由走動交流。
虛擬大廳：可自訂的虛擬大廳讓人們可以像在真實會議室中一樣瀏覽虛擬空間，這是 EventX 提供的功能。它也是展示活動贊助商和參與品牌的絕佳方式，如果有的話，還可以設置展位和展覽。
綠幕工作室和電腦圖形：讓虛擬會議更沉浸的另一種方式是在綠幕工作室拍攝，通過 CG 可以將其轉變為動畫 3D 虛擬會議廳。使用 AR、投影映射、全息投影和互動投影技術，電腦圖形可以與 3D 環境互動——您的觀眾和簡報投影片可以顯示在虛擬牆壁上，或者會議主題可以從背景中彈出並展開。
虛擬實境：VR 可以將您的活動體驗提升到一個全新的水平。使用 VR 頭戴式裝置，來自世界各地的觀眾可以像親身坐在會議室中一樣參加虛擬會議。VR 頭戴式裝置可能成為下一個家庭設備。
即時字幕和翻譯：即時字幕和翻譯是一項貼心的功能，尤其是當虛擬會議通常面向全球觀眾時。一些視頻平台（如 EventX）整合了即時翻譯應用程式，如 Interprefy 和 KUDO。
活動管理平台：與任何活動一樣，成功的會議離不開全面的活動管理。全面活動管理平台的一些功能包括註冊、門票銷售、與會者追蹤、調查問卷和分析、胸牌管理以及電子郵件營銷。
人工智能：利用龐大的觀眾人口統計和偏好數據庫，您可以輕鬆設計最適合您觀眾的個人化內容。選擇完美的虛擬環境和合適的主題演講者都可以自動化。例如，EventX 提供與會者生成解決方案，只需點擊一下「魔法按鈕」即可生成潛在與會者。
如何吸引線上觀眾
可能我們很多人都同意——無聊是線上會議的主要問題。畢竟，誰有注意力連續坐同一個座位、盯著屏幕看幾個小時，而且連續幾天？以下提供了七個技巧來吸引您的觀眾。有些可能看似直觀，但卻經常被忽略。
1. 內容為王
主題演講是虛擬會議的主要組成部分。因此，主題演講內容是在吸引線上觀眾時最常被提及的因素，這並不令人意外。畢竟，每個來參加會議的人都期待著突破性的想法、前所未聞的知識和新的見解。作為活動主辦方，建議是明智地選擇您的講者。如果您的講者是該領域的傑出領袖，並具備一些公開演講技巧和演講經驗，那就太好了。
2. 檢查基本要素
您的會議應該順暢地進行視頻串流——當會議持續卡頓和凍結時，沒有人能保持注意力。雖然視頻質量和穩定性由視頻平台控制，但其他因素如音質、網絡連接和講者一方的燈光條件則不受控制。在活動前，溫馨提醒您的講者：說話時打開攝像頭、在良好的燈光和合適的攝像角度下拍攝、盡可能使用耳機而非內置麥克風。
3. 營造實體環境
線上會議與真實會議之間最大的區別在於環境。真實的環境幫助我們感受到參與感。上一節提到的一些技術功能可以幫助複製實體環境，例如設置虛擬大廳/會議室、在綠幕工作室拍攝以及使用 VR 技術。
4. 使其具有吸引力和刺激性
我們可以尋找其他解決方案來彌補實體環境的缺失，例如增加視覺和聽覺元素，使您的會議更具刺激性。Cisco 視頻網絡指數顯示，到 2022 年底，視頻內容將佔所有互聯網流量的 82%。因此，使用精心編輯的視頻是一個好主意。您可以用它來介紹或總結會議、進行過場、用於主題演講和演示。同時，嘗試讓簡報投影片具有動畫效果，並在開幕和閉幕儀式中播放音樂來營造氣氛。
5. 保持反饋循環
為防止觀眾失去注意力，通過保持與觀眾的持續互動來積極吸引他們。例如，在介紹時，請您的與會者使用「舉手」功能來表明身份。在演講間隙，請他們「鼓掌」或添加投票環節來重新集中他們的注意力。在演講過程中，不斷提出個人反思性問題，例如「你去過國外嗎？」「你如何想像活動的未來？」將有助於將觀眾拉回您的演講。作為活動主辦方，您也可以友好地向您的講者介紹活動平台的互動功能，並詢問他們是否想使用任何功能，以便您為他們安排。
6. 在會議中安排交流休息時間
我們都有過這樣的經歷——坐下來，被動地聆聽幾個小時的演講，真是令人痛苦。這就是為什麼時不時需要休息來幫助我們調整和重新集中注意力。此外，由於參加會議的另一個主要目的是建立人脈，記得在活動议程中安排一些交流休息時間，無論是一對一的隨機配對、參與虛擬交流桌的討論，還是在流動交流空間中探索。
7. 帶來真正的食物！
用真正的食物為活動增添趣味！向您的與會者發送禮品卡或提供送餐服務，不僅是一種體貼的做法，能為您的與會者注入能量，還能讓他們在觀看會議時保持忙碌和投入。
結論
我們現在知道虛擬會議並不會輕易從舞台上萎縮和消失。本文提供了一些衡量虛擬會議成功的主要 KPI、令人驚嘆的會議的新舊功能，以及一些吸引觀眾的可行方法，以提升您的下一次虛擬會議。
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